Fundado en la ciudad de Monterrey en 2005, Grupo Link es un grupo de empresas dedicadas a la distribución de artículos de ferretería, que creció rápidamente y se encuentra en la actualidad sólidamente posicionado en el mercado mexicano.

El grupo alcanzó sus altos niveles de expansión mediante una estrategia basada en la calidad y la innovación continua. Por ello, cuando decidió integrar sus áreas y otorgar mayor eficiencia a sus procesos, Grupo Link eligió una vez más calidad e innovación: la solución SAP Business One.

Una empresa joven en crecimiento

Grupo Link es un grupo de empresas dedicadas a la distribución de artículos de ferretería, conformado por cuatro unidades de negocios, que manejan distintas líneas de productos: Traka distribuye artículos eléctricos; Kottner trabaja con productos de plomería; De Temporada se encarga de los artículos de temporada como calentadores y ventiladores; y Master Hardware trabaja con todas las líneas enfocándose en el canal de autoservicio.

La compañía inició sus operaciones en 2005 en la ciudad de Monterrey y desde entonces experimentó un rápido proceso de expansión. Actualmente posee oficinas en Monterrey y la Ciudad de México, y distribuye sus productos a nivel nacional. Su fuerte posicionamiento en el mercado en tan poco tiempo es resultado de una estrategia de negocios basada en cuatro pilares: servicio al cliente, inmejorable relación entre calidad y precio, garantía de calidad en todos los productos e innovación continua.

Desafíos a superar

La preocupación de contar con sistemas que brindaran amplia visibilidad en los negocios y procesos más eficientes, llevaron rápidamente a esta joven compañía a dar un paso evolutivo en su plataforma tecnológica.

Buscando un nuevo proveedor

Aspel, con el que trabajábamos anteriormente, llevaba todo por separado. Por otro lado, necesitábamos tener visibilidad de la información, con una solución que permitiera generar reportes de todo tipo de datos para la toma de decisiones oportuna en todos los niveles.

Fue entonces cuando comenzó un proceso de selección de una nueva solución. Además de ofrecer las funcionalidades requeridas, ésta debía cumplir necesariamente, según Lombard, con dos exigencias básicas : “El sistema anterior no era estable ni robusto y buscábamos poseer ambas cualidades ”. Entre los proveedores evaluados se destacan Oracle y SAP.

“La razón por la cual escogimos SAP Business One fue la relación entre costo y beneficio, ya que resultaba la mejor opción, que además de darnos respaldo de marca y muchos otros beneficios que la empresa buscaba, nos ofrecía un precio accesible para una empresa mediana, con una fácil configuración e implementación. Con SAP Business One obtendríamos integración total”

Roberto Lombard
Gerente de operaciones

Una implementación exitosa

La principal preocupación de la compañía frente al proceso de implementación era la migración de los datos del sistema anterior a SAP Business One. “No podíamos generar un impacto en la operación diaria ni detener un solo día la facturación y el surtido de pedidos a nuestros clientes ”, señala Lombard.

Sin embargo, con la ayuda del Partner Corponet Implements, la implantación fue realizada con éxito y sin sobresaltos. El sistema salió en productivo en marzo de 2008.

Una única solución, múltiples beneficios

Los desafíos que enfrentaba Grupo Link fueron superados con el sistema SAP Business One.

“Se cumplieron los objetivos y las expectativas de la implementación, proporcionando a la empresa una plataforma tecnológica más robusta y profesional”

“Una vez traspasada la curva de aprendizaje, muchos procesos como el alta de clientes nuevos y la captura de órdenes, se volvieron más eficientes, disminuyendo el tiempo que requerían y al mismo tiempo reduciendo errores y generando información de mayor calidad ” Roberto Lombard, Gerente de operaciones

Mayor control en todos los movimientos

Según el gerente de operaciones “Antes, el usuario tenía la responsabilidad y el poder de hacer o no hacer un pedido. No teníamos control sobre estos procesos. En cambio ahora, tenemos candados que nos aseguran que si determinado cliente tiene un límite acordado y el pedido que realiza supera el límite de crédito, automáticamente el sistema requiere de una autorización que se envía mediante una firma digital.

Cada operación está 100% controlada. Además, ahora contamos con el historial de cada movimiento”. El nuevo software también generó mayor visibilidad en todos los procesos de la compañía, a través de reportes e información que los usuarios pueden generar en el sistema.

Factores de éxito

En la experiencia de Grupo Link, fueron varios los factores que influyeron en el éxito de la implementación: en primer lugar, la clara planificación por parte del partner desde el inicio del proyecto. En segundo término, la fluidez en la comunicación entre la empresa y la consultora y el grado de participación de ambas en el proceso.

Por último, según Lombard, un factor muy importante ha sido el soporte que tras la implementación nos ha brindado Corponet, ya que nos ha apoyado para afinar detalles y optimizar el uso de SAP Business One .

Integración en todas las áreas

La integración entre todas las áreas del Grupo Link fue otra ventaja ofrecida por el sistema:

“Por ejemplo, podemos controlar mejor que nunca nuestro back-order, lo que nos ayuda a estar muy pendientes de la mercancía que falta por surtir y poder regenerar los pedidos de inmediato, incrementando la venta y mejorando el servicio al cliente ” Roberto Lombard, Gerente de operaciones

”La solución cumplió con el requisito de posibilitar comunicación continua entre varias oficinas y la posibilidad de que varios usuarios accedan al sistema de forma remota en cualquier parte del mundo vía Internet ” Roberto Lombard, Gerente de operaciones

Planificando el futuro

Por todo ello, Grupo Link ya planifica su futuro de la mano de su nuevo socio tecnológico: “Un proyecto a futuro es que cada vendedor que esté en la calle tenga una conexión remota para pasar los pedidos, ya que en la actualidad lo hacen vía e-mail o fax ”, concluye Lombard.