Grupo Subind
La integración de un solo sistema los lleva por el camino del crecimiento.
Grupo Subind dejó la veintena de sistemas informáticos con los que operaba la empresa e integró todo bajo SAP Business One. Hoy, los beneficios son múltiples.
En 1973 el ingeniero José Amador Viera Ramírez fundó Grupo Subind, una empresa cien por ciento mexicana, dedicada a la realización de proyectos clave en mano para la recepción, transformación y control de la energía eléctrica.
Beneficios Obtenidos con SAP Business One:
- Ventas posee un mayor control y seguimiento de las oportunidades de negocios y por consecuencia se incrementaron las ventas.
- Producción trabaja con órdenes de venta y fabricación, con requerimientos exactos y en tiempo.
- Contabilidad cuenta con más calidad de información; planea financieramente y optimiza recursos.
- Almacenes administra mejor las bodegas de diferentes plantas y conoce al detalle las existencias del producto terminado.
- Ingeniería lleva un mejor control de las listas de materiales, la información que se obtiene para las juntas semanales de trabajo las hacen más efectivas y cortas, evitando pérdida de tiempo por falta de información.
El malestar
Ubicada en Monterrey, Grupo Subind posee cuatro plantas de producción y da empleo a 300 personas. Atiende el mercado mexicano, Texas, Centroamérica y Sudamérica. Los ingresos de la empresa provienen en un 90% del mercado local y el resto del extranjero.
Grupo Subind trabajaba con diversos sistemas informáticos y desarrollos propios en la parte de manufactura. Desde 1996 contaba con siete sistemas (uno para contabilidad, otro para nomina, entre otros) y esto se replicaba por cada planta, por lo tanto tenían 28 sistemas aislados e independientes. Cada mes se hacía una sincronización mensual para conocer el status de la empresa.
“Lo que buscábamos era integrar todo en un solo sistema”, explica el ingeniero Paul Viera, Director General de Grupo Subind. Así, durante casi tres meses, la empresa se enfocó en la búsqueda de un sistema que lograra la integración de todas sus plantas. Evaluaron dos marcas diferentes, una de ellas sólo estaba enfocada en la parte de manufactura y eso les hizo no decidirse por ella.
Un sistema amigable y adaptable
Se inclinaron por SAP Business One por el ambiente amigable, configurable, y que se adapta a sus necesidades. “La mayoría de los sistemas son rígidos y hay que adaptarse a ellos. El caso de SAP Business One fue muy distinto. Es 100% flexible ” reconoce Viera. Por ejemplo, Grupo Subind cuenta con un formato para seguimientos y reportes, este documento lo pudieron integrar al sistema SAP Business One. El propósito era que los empleados, que ya trabajan con esta forma, no reprendieran a llenar una diferente y se les cambia el proceso.
Más ventajas
Otra gran ventaja que halló Grupo Subind en SAP Business One fue la información que pueden procesar. El potencial que tiene la aplicación para generar datos, ayuda en la toma de decisiones. Otro factor que favoreció a Grupo Subind fue que pudieron integrar toda la operación en un solo sistema.
Los retos
La selección del sistema se inició en julio de 2006 y la implantación se inició en octubre. “Vimos con cierta dificultad el tiempo que debíamos dedicar a la implantación de nuevos procesos que en Grupo Subind no teníamos y que deseábamos implantar para ser mas eficientes”, refiere Viera.
Otro reto fue convencer a la gente de trabajar con un sistema nuevo. Anteriormente cada planta y cada empleado manejaba un sistema: producción tenía el suyo, almacenes tenía otro, contabilidad tenía el propio, y así se replicaba en cada una de las cuatro plantas.
Para manejar el miedo y evitar la resistencia al cambio se dispusieron cursos de capacitación y junto con Corponet,el socio de negocios de SAP, se explicaron las bondades de este nuevo sistema a los usuarios.
Comenzando con SAP Business One
El lunes Grupo Subind pudo arrancar operaciones. El equipo que se encargó de esta migración consistió en dos personas: una de calidad y otra del área administrativa. Ellos lideraron el proyecto.
“La instalación fue un éxito gracias a la participación de todos. Los empleados mostraron apertura y flexibilidad para el cambio y se convencieron que con el nuevo sistema trabajan mejor y mas eficientemente; además Corponet Implements siempre estuvo presente para resolver cualquier duda al respecto de la implementación” Paul Viera, Director General
Los Beneficios
Los principales beneficios se han percibido en el área de almacenes. “Ahí tuvimos un cambio drástico de trabajo. Teníamos cinco almacenes independientes (uno para cada planta y un almacén general), ahora desde SAP Business One podemos saber dónde está la mercancía, los traspasos son transparentes y en línea. Además ahora sabemos en línea el status de los almacenes. Por ejemplo, los vales los emite el sistema, los recibe el sistema y los cataloga inmediatamente” detalla Viera.
Grandes mejorías
En ventas Grupo Subind también detecta grandes mejorías. Al tener los artículos dados de alta y conocer su existencia, pueden cotizar con existencias reales. Antes tenían que recabar la existencia de producto planta por planta. Grupo Subind ahorró muchísimo tiempo. Ahora la empresa planea y tiene un control de lo que se puede vender, lo que está en proceso de venta y lo que ya está vendido.
“Esto nos ayuda a generar pronósticos de ventas muy reales”
Paul Viera, Director General
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